Rozliczanie projektów - BARDZO WAŻNE INFORMACJE - Stowarzyszenie Pomocy Dzieciom i Młodzieży

Idź do spisu treści

Menu główne:

Szanowni Rozliczający się z Projektów realizowanych ze środków FIO Warmia Mazury Lokalnie! W związku z dobiegajcym końca terminem realizacji projektów, z przyjemnością pragniemy przedstawić Wam podręcznik rozliczania projektów FIO w pigułce. Postaramy się wzbogacać go w miarę kolejnych pytań, które będziecie nam zadawać. 

 
1. Pamiętajcie, aby dokumenty, które przygotowujecie w celu rozliczenia się z Waszych inicjatyw KONIECZNIE opatrzeć informacją o pochodzeniu dotacji
- przykładowy opis faktury:  Sprzęt zakupiono w ramach Programu Mikrodotacji "FIO Warmia Mazury Lokalnie" realizowanego przez MPiPS. Kwota 80,00 zł została pokryta z dotacji, 20,00 zł stanowi koszt własny finansowy, natomiast 5,53 zł to koszt pozaprojektowy. Faktura dotyczy zakupu sprzętu sportowego poz. w budżecie 4.)
- dokument należy skserować, kopię potwierdzić za zgodność z oryginałem. Oryginały zostają w Organizacji, która jest wykonawcą, nam dostarczacie kopie. W przypadku grup nieformalnych - oryginały trafiają do LGD Warmiński Zakątek przez nasze Stowarzyszenie, a sobie możecie zostawić kserokopie.
 
2. Kolejna rzeczą są dokumenty wolontarystyczne/partnerskie
- każdy wolontariusz pomagający w realizacji Waszych Projektów musi podpisać Oświadczenie niepełnoletniego wolontariusza lub Oświadczenie pełnoletniego wolontariusza. 
- dla każdego z wolontariuszy należy przygotować Kartę ewidencji czasu pracy wolontariusza w projekcie (polecamy pracę przed komputerem - można dowolnie modyfikować ilość wierszy w tabeli, opis wykonanych czynności można skopiować z projektu - opada połowa pracy, itp.)
- dla wszystkich wolontariuszy przygotowujemy jedną Zbiorczą karta ewidencji czasu pracy wolontariuszy w projekcie (również polecamy pracę przed komputerem)
- jeśli założyliście w projekcie, że np. pomieszczenia do zajęć, sprzętu użyczy Wam szkoła, dom kultury itp. - musicie udać się do władz owej instytucji z uzupełnionym Oświadczeniem partnera darczyńcy.
 
3. Dokumentacja wizualna projektu
- nawet, jeśli dostarczaliście nam w międzyczasie informacje i zdjęcia z dotychczasowych działań drogą mailową - bardzo prosimy, żebyście przy rozliczeniu jeszcze raz nagrali wszystko na płytkę i dołączyli do sprawozdania. Dostajemy takich relacji stosunkowo dużo, w związku z tym szukanie wysłanych nam przez Was zdjęć w gąszczu różnorakich maili jest dla nas czasochłonne - mimo, że lubimy Wam ułatwiać pracę - wolimy zrobić w tym czasie coś równie pożytecznego
- na płytkę prosimy także dołączyć projekty koszulek, breloczków, plakatów i ewentualnych innych gadżetów, które zostały wykonane w ramach Waszego wniosku
- jeśli jesteście sławni, bo napisała o Waszym projekcie lokalna prasa - prosimy, skserujcie dla nas ten wycinek i również dołączcie do sprawozdania ;) to samo tyczy się screenów z informacjami na portalach internetowych Waszych miast, gmin, domów kultury i podobnych
- ze względu na poszanowanie praw autorskich, prosimy pobrać Zgodę autora na wykorzystanie zdjęć, dać ją do podpisania Waszemu fotografowi i dołączyć do dokumentów końcowych.
 
4. Koszty pozapojektowe
- zdarzają się w każdym projekcie, raz są większe, raz uda się z mniejszym nakładem - nigdy nie jesteśmy w stanie przewidzieć, co wydarzy się w trakcie, To trochę jak z remontem - planujemy malowanie - robimy remont generalny ;)
- oczywiście doceniamy, że aby projekt był ciekawszy, nieraz dokładacie nadliczbowe środki z własnej kieszeni. Nam, jako Organizacji też się to zdarza, praktycznie zawsze. Ale baaaardzo prosimy - nie uwzględniajcie ich w sprawozdaniu. Napiszcie w sprawozdaniu tylko o takich kwotach, które zaprogramowaliście we wniosku o dotację. Jeżeli nie było żadnych przeniesień między pozycjami budżetowymi, w podsumowaniu powinny wyjść same „zera”.

A poniżej link do strony, z której można pobrać dokumenty, które w tekście zostały pogrubione:

Przygotowaliśmy także mini wizualizację opisu faktur:

 
 
 
Wróć do spisu treści | Wróć do menu głównego